Byrokratiasta, maalaisjärjestä ja sääntöjen noudattamisesta

Matkustin taannoin paikallisbussilla San Franciscon lahden yli kohteena BART juna-asema. Ruuhka-ajan ulkopuolella bussissa oli väljää ja hyväntuulinen kuski jutteli sisään tuleville asiakkaille niitä näitä. Eräällä pysäkillä sisään oli tulossa mies, joka ovella totesi että ette taida hyväksyä tätä lippua  ja kääntyi jo lähteäkseen. Hänellä oli toisen liikennöitsijän bussikortti. Kuski kuitenkin pyysi saada nähdä korttia, ja kysyi mieheltä että juna-asemalleko olet menossa. Mies nyökkäsi ja kuski totesi että kyytiin vaan.

Vastaavasti Disneyland-bussissa meidän seitsenhenkinen seurue pääsi kyytiin ilmaiseksi, kun kuskilla ei ollut sopivaa vaihtorahaa tarjoamallemme setelille. Caltrain-junassa tarkistetaan lippuja säännöllisesti, ja liputta matkustavat passitetaan ulos ostamaan lippu (jos haluavat jatkaa matkaa). En ole kertaakaan nähnyt että konduktöörit olisivat sakottaneet liputta matkustavia.

Toimintatavasta voi olla montaa mieltä. Mutta jonkinmoinen kontrasti on havaittavissa kun uutisista saa lukea, että Suomessa alaikäisiä on heitetty junasta ulos koska kännykkälipun näyttö ei onnistu puhelimen akun ollessa tyhjä.

Tämänkaltaiseen maalaisjärkisyyteen ja ystävällisyyteen törmää täällä usein. Ihmiset ovat avuliaita ja monessa tilanteessa säännöistä voidaan poiketa jos ne eivät aiheuta kenellekään isoa harmia. Toisaalta täältä löytyy kyllä omia byrokratian kukkasia, joista klassisimmat erimerkit ovat ajokortteja myöntävä viranomainen DMV ja Sosiaaliturvatoimisto. Näiden kanssa asioidessa kannattaa varata aikaa useampi tunti. Yhden asian hoitamiseen liittyy vähintään kahdella, joskus jopa viidellä luukulla jonottelu. Lisäksi saman asian toimittamisen vaadittavat dokumentit ovat kokemukseni mukaan virkailijasta (ja hänen mielialastaan) riippuvaisia.

Usein palvelun laatu riippuu omasta valmistautuneisuudesta. Jos on selvittänyt hyvin vaaditut dokumentit ja on prosessien kanssa kartalla, myös asiakaspalvelu on ystävällistä. Toisaalta jos menee toimistoon Hoomoilasena, saa usein hieman nihkeämmän  kohtelun.

Yliopistomaailma on myöskin monelta osin varsin byrokraattinen. Olen saanut täyttää erilaisia nettilomakkeita kyllästymiseen saakka. Kurssiosallistumisia ja lupia seurataan sähköisesti. Älypuhelimeni ja kannettava tietokoneeni piti rekisteröidä ja niiden tietoturvavaatimukset  piti päivittää yliopiston vaatimukset täyttäviksi ennen kuin voin käyttää niitä yliopiston verkossa, tai edes lukea niillä yliopiston sähköpostia.

Aloittaessani Stanfordissa minun tuli suorittaa useampi laboratoriotyöturvallisuuteen ja tietoturvaan liittyvä online-kurssi tentteineen. Osa kursseista täytyy uusia vuosittain. Mikäli tentin jättää tekemättä, siitä tulee viikoittain sähköpostimuistutus koventuvine ukaaseineen kunnes asia on hoidettu.  Jos ukaaseista huolimatta mitään ei tapahdu, yliopiston hallinnoimien apurahojen käyttö estetään kunnes tentit on tehty.

Apurahojakaan ei yleensä voi hakea hetken päähänpistosta. Suurin osa apurahahakemuksista kulkee yliopiston hallinnon, RMG:n (Research Management Group) kautta. Varsinaisen apurahahakemuksen lisäksi täytetään RMG:n online-hakemus tarkkoine budjetteineen yliopiston omaan nettisovellukseen viimeistään viisi päivää ennen apurahahaun umpeutumista. RMG:n työntekijät tarkistavat että hakemuksen muotoseikat ovat kohdillaan, ja lähettävät hakemuksen rahoittajalle. Mikäli rahaa onnistuu saamaan, RMG hallinnoi sen kulutusta, ja varmistaa että käyttö vastaa budjetoitua. Rahan epäilyttävästä käytöstä joutuu RMG:n hampaisiin. Epäilyttävää käytöstä on mm. se, että apurahan käyttää kokonaisuudessaan apurahakauden ensimmäisen tai viimeisen neljänneksen aikana.

Täällä on myös tarkkaan säädelty kuka saa hakea rahoitusta yliopiston nimissä. Itse hain paikallista apurahaa tutkimusmateriaaleja varten, ja minun piti hankkia tiedekunnalta ”PI Waiver”  joka antoi minulle postdoccina (jolla siis ei ole PI eli Principal Investigator -oikeuksia) poikkeusluvan tehdä hakemus. Pelkästään tämä prosessi vei kolme viikkoa, eli apurahahakuihin tulee valmistautua huolella useiden kuukausien ajan.

Apurahoja myöntävät säätiöt seuraavat tutkimuksen edistymistä tarkasti. Viisi kuukautta sen jälkeen kun edellä mainittu apurahakauteni alkoi, sain säätiöltä täytettäväksi kaavakkeen, jossa selvitin tutkimukseni edistymistä ja apurahojen käyttöä. Pari viikkoa kaavakkeen palautuksen jälkeen säätiön edustaja lähetti minulle kannustavan sähköpostin, jossa kävi läpi tuloksiani ja toivotti menestystä jatkoon. Oli ilahduttavaa saada konkreettinen osoitus siitä että joku oikeasti oli lukenut raporttini.

Stanfordin eettisen toimikunnan (täällä IRB eli Institutional Review Board) hakemusprosessi sujuu mutkattomasti ja nopeasti. IRB hakemukset tehdään Stanfordissa sähköisesti. Hakemusten käsittely tapahtuu varsin nopeasti, muutamassa viikossa. Asiaa käsittelevä henkilö pyytää hakijalta tarvittaessa hakemukseen liittyviä täydennys- ja korjaustietoja jo ennen toimikunnan kokousta, eli yleensä toimikunta saa käsiteltäväksi hyvin valmistellun ja jo esitarkastetun hakemuksen, ja näin ollen useimmat hakemukset menevät nopeasti läpi sellaisenaan. IRB prosessi on Stanfordissa virtaviivainen ja läpinäkyvä, eikä sitä varten tarvitse tulostaa paperin paperia.

Etenkin alussa byrokratian määrä turhautti ja näännytti. On kuitenkin ymmärrettävää, että Stanfordin kokoisessa laitoksessa asioiden hoitaminen keskitetysti ja usein myös automatisoidusti on tehokkaampaa ja takaa toimintojen yhtenäiset vaatimukset ja huolellisen dokumentoinnin. Työturvallisuus on toki sekin erittäin tärkeä asia, ja etenkin potilastietoja käsitellessä myös tietoturvallisuus.

Stanford Med Schoolin alueella ei saa tupakoida.

Amerikkalaisen työpäivän pituudesta - Case Stanford

Tekevätkö amerikkalaiset oikeasti niin pitkiä työpäiviä kun puhutaan? Entä tekevätkö he tehokkaasti töitä?

Tähän teemaan päädytään usein kun keskustelen töistäni täällä vierailevien suomalaisten kanssa. Riippuu tilanteesta, lienee oikea vastaus molempiin kysymyksiin. Kerron omista havainnoistani.

Lääkäreiden työtä seuratessani voin sanoa että vastaus on kyllä ja kyllä. Etenkin erikoistuvien lääkäreiden päivät ovat täällä pitkiä. Työpäivä alkaa yleensä viimeistään seitsemältä aamulla ja päättyy seitsemän tai kahdeksan maissa illalla. Iltaisin kotona vielä tarkistetaan potilasasiakirjamerkintöjen oikeellisuus omalta kotikoneelta ennen nukkumaanmenoa (kyllä, potilastietoihin pääsee käsiksi omalta koneelta suojatun yhteyden kautta). Lounas syödään usein tietokoneen äärellä. Kahvitaukoja ei tunneta. Arkitöiden päälle tulee vielä päivystykset.

Taannoin miespuolinen tutkijaprofessorikollegani valitteli että hänen 1- ja 3-vuotiaat lapsensa eivät ole nähneet lastentauteihin erikoistuvaa äitiään koko viikkoon. Äiti lähtee töihin ennen kuin lapset heräävät ja palaa töistä vasta kun lapset on peitelty nukkumaan.

Operatiivisen alan edustajilla (=kirurgit) tilanne voi olla vielä kimurantimpi. Erikoistuvat lääkärit ovat yleensä vastuussa etupäivystyksistä ja joskus suppealle erikoisalalle erikoistuu vain yksi lääkäri kerrallaan. Se tarkoittaa sitä että kyseinen lääkäri on päivystysvastuussa koko sen vuoden kun hän erikoistuu. 24/7. Usein yli 12-tuntisiksi venyvien päivätöiden lisäksi hän siis on jatkuvasti puhelimen päässä, kiertää joka lauantai ja sunnuntai osaston, ja tarvittaessa ajaa sairaalaan tekemään päivystysleikkaukset keskellä yötä tai viikonloppuna.

Eräs kyseisessä elämänvaiheessa oleva lääkäri jonka tunnen (kyse ei siis ole urbaanilegendasta), kertoi että sai kyllä yhden viikonlopun vapaaksi kun meni tekemään erikoislääkäritenttiä usean tuhannen kilometrin päähän. Ystävällinen erikoislääkäri oli tuurannut häntä ne kaksi päivää.

Järjen kanssa tällä työtahdilla ei tietysti ole mitään tekemistä. Mutta jos täällä haluaa erikoislääkäriksi, ei auta kuin sopeutua tilanteeseen. Ja yhtäkkiä oma lastentauteihin erikoistuvan lääkärin työ Suomessa tuntuu varsin helpolta nakilta, vaikka on sekin kai aika päivystyspainotteista suomalaisessa mittakaavassa.

No entä sitten tutkijat? Tekevätkö hekin paljon töitä?

Ryhmäämme liittyi hiljattain kardiologiaan erikoistuva lääkäri, jonka tähtäimenä on MD tutkinnon lisäksi PhD tutkinto. Hän totesi että vuoden loppuun asti hän voi tehdä tutkimustyötä ainoastaan öisin ja päivystysten jälkeisinä vapaapäivinä, mutta sitten kun saa erikoislääkärin paperit, asia helpottuu. Perehdytys meinasi muodostua hieman ongelmalliseksi, mutta se saatiin järjestettyä näiden mainituiden päivystysvapaiden aikana. Ja tämä lääkäri todellakin viettää öitään labrassa.

Omassa labrassani em. poikkeusta lukuun ottamatta tutkijat eivät kuitenkaan tee töitä kellon ympäri – ainakaan työpaikalla. Itse olen aamuihminen ja olen käytännössä aina ensimmäisenä paikalla aloittaessani työpäivän seitsemän ja kahdeksan välillä. Muut valuvat paikalle yleensä yhdeksän maissa tai sen jälkeen. Itse lähden töistä yleensä puoli viiden pintaan ja olen yleensä ensimmäinen joka lähtee. Sen sijaan moni lapseton graduate student tuntuu usein viettävän iltansa labrassa. Me, joilla on lapsia, vietämme varmasti vähemmän aikaa laboratoriossa. Mutta kyllä sitä itse kukin usein tekee jonkun tunnin töitä kotona aamulla ennen lasten heräämistä tai illalla lasten mentyä nukkumaan.

Työnkuvaamme kuuluu myös laboratoriokokeet, jotka vaativat labrassa käyntiä päivittäin, myös viikonloppuisin ja juhlapyhinä. Tätä pidetään selviönä, eikä kenellekään tule mieleen mutista asiasta tai vaatia tuplapalkkoja. Se kuuluu työn luonteeseen, eikä työtunteja lasketa.

Onko työnteko sitten tehokasta?

Kyllä täällä esimerkiksi sosiaalisessa mediassa käydään myös ”työajalla”, ja työkavereiden kanssa keskustellaan myös muista kun työasioista. Juju on kuitenkin siinä että tulosta saadaan aikaiseksi, ja ihmiset tekevät töitä positiivisella innolla ja motivoituneina. Kuten aikaisemmassa blogissani kirjoitin, töitä tehdään ja yhteistyöprojektit edistyvät Slack-palvelun välityksellä usein myös iltaisin ja viikonloppuisin, eikä se tunnu olevan kenellekään ongelma.

Runsasta työntekoa  myös ihannoidaan, ja toisaalta laiskuutta (mitä se sitten onkaan) paheksutaan. Osallistuessani erääseen johtamisaiheiseen koulutukseen, kurssin Egyptistä kotoisin oleva vetäjä kertoi että aloittaessaan Stanfordilla hän kutsui tapaamiaan uusia ihmisiä kanssaan lounaalle. Hän kertoi että usein hänen kutsuaan ihmeteltiin, eihän täällä kuulemma ole tapana lounastaa kollegoiden kanssa. Luennoitsija vakuutti meille useampaan kertaan että hän piti näitä lounaita työntekona, sillä niiden tarkoituksena oli verkostoituminen. Eräs kurssille osallistuva, hieman hengästyneen ja hätäisen oloinen endokrinologi kertoi että hän pitää tällaisia lounastaukoja ehkä jopa hieman paheksuttavina. Hänellä itsellään kun on tapana nauttia amerikkalaiseen tapaan lounas tietokoneen äärellä töitä tehden.

Rikoin kommenttia seuranneen hiljaisuuden kertomalla, miten tapaamme täällä suomalaisella postdoc-porukalla silloin tällöin, ja lounastamme ihan vaan sosiaalisissa merkeissä. Kurssilla oleva australialainen postdoc peukutti, muut olivat kohteliaasti hiljaa.

Paikallisissa teknologiayrityksissä työskentelevät puhuvat siitä, miten Piilaaksossa töihin suhtaudutaan suurella intohimolla. Saman havainnon ovat tehneet useat täällä yritysvierailuilla käyneet suomalaiset. He kertovat että tapaamansa asiantuntijat ovat huomattavan innostuneita asiastaan ja ylpeitä työpaikoistaan. Myös yliopistomaailmassa törmää samaan intohimoon. Kun jotain tehdään, se tehdään huolella. Ja kollegoita autetaan vaikka aika on kortilla.

Minulta pyydettiin hiljattain lyhyttä esittelyvideota itsestäni. ”Ihan sellainen kännykällä kuvattu riittää” sain ohjeeksi. Vloggaamista harrastava graduate student –työkaverini kun kuuli asiasta tokaisi että vielä mitä, ethän sinä voi kännykällä kuvattua juttua julkaista. Hän halusi auttaa ja ehdotti että seuraavana iltana käyttäisimme pari tuntia kuvauksiin. Niin teimme, ja vielä kyseisenä iltana hän pykäsi kasaan hienon videon. Tuloksena oli ammattimainen kolmen minuutin pätkä taustamusiikkeineen.

Mistä tämä motivaatio, innostus ja auttamishalu sitten kumpuaa? Kasvatuksella ja paikallisella menestystä ihannoivalla arvomaailmalla on varmasti vaikutusta asiaan. On myös totta, että ympäristö jossa työskentelen on poikkeuksellinen, eikä varmasti edusta poikkileikkausta tästä maasta. Mutta  valittajat ja työhönsä kyllästyneet loistavat kyllä poissaolollaan minun työpaikallani. Pohdin usein, että onkohan täällä ihmiset tehneet useammin oikean alavalinnan?

 Monet taittavat työmatkansa San Josen ja San Franciscon

välillä kulkevalla Caltrainilla

Vielä  useampi kulkee omalla autolla.

Caltrainin yleensä täyteen tungettu pyöravaunu
aamuruuhka-aikaan uudenvuodenaattona 

- kyllä täällä pidetään myös vapaapäiviä.