Byrokratiasta, maalaisjärjestä ja sääntöjen noudattamisesta

Matkustin taannoin paikallisbussilla San Franciscon lahden yli kohteena BART juna-asema. Ruuhka-ajan ulkopuolella bussissa oli väljää ja hyväntuulinen kuski jutteli sisään tuleville asiakkaille niitä näitä. Eräällä pysäkillä sisään oli tulossa mies, joka ovella totesi että ette taida hyväksyä tätä lippua  ja kääntyi jo lähteäkseen. Hänellä oli toisen liikennöitsijän bussikortti. Kuski kuitenkin pyysi saada nähdä korttia, ja kysyi mieheltä että juna-asemalleko olet menossa. Mies nyökkäsi ja kuski totesi että kyytiin vaan.

Vastaavasti Disneyland-bussissa meidän seitsenhenkinen seurue pääsi kyytiin ilmaiseksi, kun kuskilla ei ollut sopivaa vaihtorahaa tarjoamallemme setelille. Caltrain-junassa tarkistetaan lippuja säännöllisesti, ja liputta matkustavat passitetaan ulos ostamaan lippu (jos haluavat jatkaa matkaa). En ole kertaakaan nähnyt että konduktöörit olisivat sakottaneet liputta matkustavia.

Toimintatavasta voi olla montaa mieltä. Mutta jonkinmoinen kontrasti on havaittavissa kun uutisista saa lukea, että Suomessa alaikäisiä on heitetty junasta ulos koska kännykkälipun näyttö ei onnistu puhelimen akun ollessa tyhjä.

Tämänkaltaiseen maalaisjärkisyyteen ja ystävällisyyteen törmää täällä usein. Ihmiset ovat avuliaita ja monessa tilanteessa säännöistä voidaan poiketa jos ne eivät aiheuta kenellekään isoa harmia. Toisaalta täältä löytyy kyllä omia byrokratian kukkasia, joista klassisimmat erimerkit ovat ajokortteja myöntävä viranomainen DMV ja Sosiaaliturvatoimisto. Näiden kanssa asioidessa kannattaa varata aikaa useampi tunti. Yhden asian hoitamiseen liittyy vähintään kahdella, joskus jopa viidellä luukulla jonottelu. Lisäksi saman asian toimittamisen vaadittavat dokumentit ovat kokemukseni mukaan virkailijasta (ja hänen mielialastaan) riippuvaisia.

Usein palvelun laatu riippuu omasta valmistautuneisuudesta. Jos on selvittänyt hyvin vaaditut dokumentit ja on prosessien kanssa kartalla, myös asiakaspalvelu on ystävällistä. Toisaalta jos menee toimistoon Hoomoilasena, saa usein hieman nihkeämmän  kohtelun.

Yliopistomaailma on myöskin monelta osin varsin byrokraattinen. Olen saanut täyttää erilaisia nettilomakkeita kyllästymiseen saakka. Kurssiosallistumisia ja lupia seurataan sähköisesti. Älypuhelimeni ja kannettava tietokoneeni piti rekisteröidä ja niiden tietoturvavaatimukset  piti päivittää yliopiston vaatimukset täyttäviksi ennen kuin voin käyttää niitä yliopiston verkossa, tai edes lukea niillä yliopiston sähköpostia.

Aloittaessani Stanfordissa minun tuli suorittaa useampi laboratoriotyöturvallisuuteen ja tietoturvaan liittyvä online-kurssi tentteineen. Osa kursseista täytyy uusia vuosittain. Mikäli tentin jättää tekemättä, siitä tulee viikoittain sähköpostimuistutus koventuvine ukaaseineen kunnes asia on hoidettu.  Jos ukaaseista huolimatta mitään ei tapahdu, yliopiston hallinnoimien apurahojen käyttö estetään kunnes tentit on tehty.

Apurahojakaan ei yleensä voi hakea hetken päähänpistosta. Suurin osa apurahahakemuksista kulkee yliopiston hallinnon, RMG:n (Research Management Group) kautta. Varsinaisen apurahahakemuksen lisäksi täytetään RMG:n online-hakemus tarkkoine budjetteineen yliopiston omaan nettisovellukseen viimeistään viisi päivää ennen apurahahaun umpeutumista. RMG:n työntekijät tarkistavat että hakemuksen muotoseikat ovat kohdillaan, ja lähettävät hakemuksen rahoittajalle. Mikäli rahaa onnistuu saamaan, RMG hallinnoi sen kulutusta, ja varmistaa että käyttö vastaa budjetoitua. Rahan epäilyttävästä käytöstä joutuu RMG:n hampaisiin. Epäilyttävää käytöstä on mm. se, että apurahan käyttää kokonaisuudessaan apurahakauden ensimmäisen tai viimeisen neljänneksen aikana.

Täällä on myös tarkkaan säädelty kuka saa hakea rahoitusta yliopiston nimissä. Itse hain paikallista apurahaa tutkimusmateriaaleja varten, ja minun piti hankkia tiedekunnalta ”PI Waiver”  joka antoi minulle postdoccina (jolla siis ei ole PI eli Principal Investigator -oikeuksia) poikkeusluvan tehdä hakemus. Pelkästään tämä prosessi vei kolme viikkoa, eli apurahahakuihin tulee valmistautua huolella useiden kuukausien ajan.

Apurahoja myöntävät säätiöt seuraavat tutkimuksen edistymistä tarkasti. Viisi kuukautta sen jälkeen kun edellä mainittu apurahakauteni alkoi, sain säätiöltä täytettäväksi kaavakkeen, jossa selvitin tutkimukseni edistymistä ja apurahojen käyttöä. Pari viikkoa kaavakkeen palautuksen jälkeen säätiön edustaja lähetti minulle kannustavan sähköpostin, jossa kävi läpi tuloksiani ja toivotti menestystä jatkoon. Oli ilahduttavaa saada konkreettinen osoitus siitä että joku oikeasti oli lukenut raporttini.

Stanfordin eettisen toimikunnan (täällä IRB eli Institutional Review Board) hakemusprosessi sujuu mutkattomasti ja nopeasti. IRB hakemukset tehdään Stanfordissa sähköisesti. Hakemusten käsittely tapahtuu varsin nopeasti, muutamassa viikossa. Asiaa käsittelevä henkilö pyytää hakijalta tarvittaessa hakemukseen liittyviä täydennys- ja korjaustietoja jo ennen toimikunnan kokousta, eli yleensä toimikunta saa käsiteltäväksi hyvin valmistellun ja jo esitarkastetun hakemuksen, ja näin ollen useimmat hakemukset menevät nopeasti läpi sellaisenaan. IRB prosessi on Stanfordissa virtaviivainen ja läpinäkyvä, eikä sitä varten tarvitse tulostaa paperin paperia.

Etenkin alussa byrokratian määrä turhautti ja näännytti. On kuitenkin ymmärrettävää, että Stanfordin kokoisessa laitoksessa asioiden hoitaminen keskitetysti ja usein myös automatisoidusti on tehokkaampaa ja takaa toimintojen yhtenäiset vaatimukset ja huolellisen dokumentoinnin. Työturvallisuus on toki sekin erittäin tärkeä asia, ja etenkin potilastietoja käsitellessä myös tietoturvallisuus.

Stanford Med Schoolin alueella ei saa tupakoida.